補助金の申請書作成で使えるワード・エクセルのテクニック

こんにちは、デスクワークラボの吉井良平です。

前回の記事「初めての補助金申請 採択されるための書き方と注意点」で、補助金申請書の構成の仕方等について書いてみましたが、今回はその続きです。

構成を決めて、いざ補助金の申請書を作ろうとして、作り方に困る方も多いはずです。

今回は、「ここにこんな表を入れたいんだけど・・・」「もっと見栄えの良いグラフにしたい」等のお困りごとに、できるだけ答えていこう、という記事です。

私なりの作り方なので、もっと良い作り方があるかもしれませんが、少なくともテクニックの面で悩む時間は減らせると思います。

テクニックのために悩む時間が減って、申請書の内容に割く時間が増えることに貢献できれば幸いです。

文章はワード、グラフ等はエクセル

補助金の申請書の様式は、マイクロソフトの「Word」です。

申請書はワードで作ることになるのですが、補助金申請書を作るためのデータをまとめたり、グラフを作ったりするのは、エクセルの方が便利です。

補助金の申請をする際は、まず最初にエクセルファイルを作りましょう。何かと便利です。

全体の構成を作る際は、エクセルの方が便利

補助金の申請書を作る際には、全体の構成が重要です。(前回の記事ご参照)

構成を作る際は、ワードだと項目の入れ替え等が面倒なので、エクセルを使った方が良いです。

ここでは、エクセルを「方眼紙」的に使うのが便利です。

エクセルに慣れない方には、説明が難しいので、動画を作ってみました。

(エクセルを方眼紙的に使う方法は、普段はあまりお勧めしませんので、時と場合によるとご理解ください)

タイトルの文字数確認もエクセルの方が便利

補助金のタイトルは、「30文字以内」という文字数制限があります。

いちいち文字数を数えるのは面倒なので、エクセルの関数(LEN関数)を使いましょう。

ワードで実際に申請書を作る際のテクニック

それでは、実際に申請書を作っていきましょう。

まず段落を作る

まず「最初に」段落を作ります。

後から段落をつけ足して作ると、各行の先頭の余白がずれていく可能性がとても高くなります。

最初から段落を作っておくと、先頭の余白がずれる可能性がなくなりますので、まず最初に段落を作ることをお勧めします。

Windowキーと矢印(←→)で、エクセルとワードを一つの画面に並べることができるので、エクセルとワードを同時に開きながら、段落を作っていきます。

Windowキーを左手で押しながら、右手で矢印を押す

段落のレベルは、「インデント」という機能を使えば、自動的に段落の記号がつきますので、インデント機能を使いましょう。

ホームタブの段落の中に、インデント機能があります

段落の作り方については、動画を見た方が早いと思いますので、動画を作ってみました。

箇条書きの作り方

箇条書きは、「箇条書きツール」を使った方が、各行の先頭の余白がずれません。

ワードの使い方が分からないうちは、スペースキーを使って先頭の余白を調整することになりますが、スペースキーを使うと余白が微妙にずれたり、文章を追加した際に余計な手間がかかります。

「・」という記号を入力するのではなく、極力「箇条書きツール」を使いましょう。

ホームタブの段落に、箇条書きツールがあります。

画像・図の挿入方法

画像や図を挿入する際は、文章とのバランスが大事です。

「レイアウトオプション」を使って、文章と画像のバランスを取りましょう。(大体は、「四角形」または「前面」を使うことが多いと思います)

また、画像を挿入する際は、写真の大きさ、写真の上下が揃っている方が見た目がきれいで、まとまっている印象になります。

「図の形式」タブから画像の大きさをそろえたり、「配置」ツールを使って、写真の上下を揃えましょう。

表の作り方

ワードに表を挿入する際は、「挿入」タブから「表」を選択して、行と列の数を指定します。

ワードで作ると、書式の設定が難しい場合があるので、エクセルで作って貼り付ける方が良い場合があります。

ワードで作る方法と、エクセルを使う方法とで、動画を作ってみましたので、参考にしてください。

グラフはエクセルで作る

申請書に差し込むグラフは、エクセルで作った方が良いです。

ワードは文書を作るためのソフトで、エクセルは表計算のためのソフトなので、グラフを作るのはエクセルの方が作りやすいためです。

また、補助金の申請書を作る際、売上目標等でいろいろ数字をシュミレーションしながら作ることになります。そういった計算もエクセルの方が断然やりやすく、データが一つにまとまっていた方が、後から見直しをする際にも便利です。

グラフの使い分け

グラフに関しては、基本的な3つのグラフの使い方をおさえておきましょう。

グラフの種類使い方コメント
棒グラフ売上高、利益など補助金の申請書では、一番よく使うと思います。
グラフが細くならないよう、ひと手間かけましょう。
折れ線グラフ売上高推移など3年以上の推移を表すときに使います。
グラフの傾きで、増減をビジュアルで分かりやすくする際に使います。
円グラフ売上構成比、市場シェアなど全体の中の割合を示したいときに使います。
細かい項目は、「その他」としてまとめることをお勧めします。
基本的な3つのグラフ

グラフの基本は、この3つです。

グラフの細かい作り方は、検索するといろいろ出てくると思いますが、まずは基本的な作り方を動画にしてみました。

その他、区分ごとのバラつきを見る場合はヒストグラム、主観も含めた評価を表すのにレーダーチャートなども使うことがあるかもしれません。

(ヒストグラム、レーダーチャートの画像)

質問があればご連絡ください

これまでに書いたテクニックで、大体の補助金申請書は作れるんじゃないかと思います。

もう少し詳しく書いた方が良いかな、と思う部分もあるのですが、あまり情報を詰め込みすぎるのも良くないというところと、テクニックよりは中身の方が大事だと思いますので、あまりテクニックに頼ってもな・・・と思うところもあります。

ただ、ここに書き漏れていることもあるかもしれませんので、ご質問があればコメントをいただければと思います。(皆さんが使った方が良いテクニックであれば、追記するようにします)

補助金の申請書は、誰かに頼まずに自分自身で書くのが良いと思います。この記事が、自分自身で申請書を作成することに役立てば嬉しいです。

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