顧客・クライアントとの面談記録フォーマットを履歴として残していく方法

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

前回の「個人事業主がお金をかけずに顧客管理をする管理表の作り方」に引き続き、顧客との関係性を管理する方法です。

モノを販売する業種には、商品の販売管理システムがありますが、サービス業、特に顧客・クライアントからの相談ベースの業種では、エクセルやワードで面談履歴を管理されている方が多いですよね。

今回は、顧客・クライアントとの面談が主の業種（コンサルタント、士業、サロン系）の方に向けて、面談記録をかんたんに、漏れなく、ミスなく管理する方法を紹介します。

一定の決まりでファイル名を付けていったり、一定の場所にファイルを保存したりするのも、簡単なように思えて、徹底するのはなかなか難しかったりします。

「誰と、いつ、どのぐらいの頻度で、どんなことを」話をしたのか、確実に記録を残しておくこと、後から簡単に検索ができるようにしておくことで、業務効率と精度を上げていきましょう！

ファイルの整理整頓にもなりますよ。

今回作るもの

いつも使っている面談録のフォーマット・テンプレートを、

履歴をとりながら
特定のフォルダーに
日付、人名、面談回数、コメントの名前で

保存するエクセルファイルです。

（面談録のフォーマットを作る方法ではなく、継続的に履歴を取っていくための方法についての記事です）

作成例の具体的な動きに関しては、動画をご覧くださいね。

作り方

①　対応履歴を管理するシートを作る

まずは、面談履歴をきちんと管理していくために、いつも使っている面談録などのテンプレートの隣に「対応履歴」シートを作ります。

シートの名前は「面談履歴」でも、何でも構いません。

ただ「履歴」という名前はシート名に出来ないようになっているので、「○○履歴」などちょっと名前を付け加えてください。

②　履歴を管理する項目を決める

対応履歴を管理する項目を決めて、先ほどのシートに入力していきます。

一般的には、「いつ」「誰と」「どんなことを」は欠かせない項目でしょう。

今回作ったファイルでは、顧客・クライアントごとの面談回数と、面談の年月を追加しました。

面談回数は、いちいち数えなくても、マクロを使って自動的に回数を取得するようにしています。

ここを見れば、「この人とは○回打ち合わせしているんだな」ということが分かるようになっています。

年月も日付から自動的に入力されるようにしています。

後から「この月は、合計で何回面談したんだっけ？」とか、「顧客・クライアントごとに月平均何回面談しているのか、どのくらいの間隔で面談しているのか」を集計するために、この年月が必要になってきます。

集計は、ピボットテーブルという機能を使えば簡単にできるので、「ピボットテーブル」で検索してみてくださいね。

今回はWEB上で公開するために、面談録を作成する前にファイルを保存するようにしているので、このぐらいの項目しか残すことができません。

面談録を作った後に保存するような形にすれば、もっとたくさんの項目を履歴に残していくことが可能です。

もしたくさんの項目を記録に残したい場合は、なかなか今回の記事だけでは説明しきれないので、（有料にはなりますが）マンツーマンレッスンをさせていただきます。

または、私の方で履歴を取るようにマクロを付け加えても構いません。（履歴を取るだけなら、10,000円もあれば充分です）

面談の履歴を取って、時期や頻度を分析することには必ず効果がありますので、多少の金額を払っても十分な成果がありますよ。

お問合せ

③　原紙（テンプレート）を別ファイルに保存する

ここからは、マクロを使います。

マクロを使わないと、履歴を入力して別名で保存して・・・だけで2～3分かかってしまいますが、マクロにすると一瞬でできます。しかも入力漏れ、入力ミスがありません。

マクロの登録方法が分からない方は、下記の記事を開いていただいて、標準モジュールを出すところまでやってみてください。

下ネタ交じりで覚えるエクセルマクロ・VBA（ちょっと恥ずかしい記事ですが）

標準モジュールに、下記のコードを貼り付けてくださいね。

（分かりやすいようにSelectなどを入れているので、VBA通の人はその辺つっこまないでください）

Sub 新規面談登録()

'シートを削除した時に、マクロが止まらないよう
Application.DisplayAlerts = False

Dim NM As String
'クライアント名を入力する
NM = InputBox("クライアント名を入力してください", "クライアント名の入力")

Dim WS1 As Object
Set WS1 = Worksheets("対応履歴")

Dim LCRN As Integer

WS1.Select
'追記する最終行を取得
LCRN = Cells(3, 1).End(xlDown).Row + 1

Cells(LCRN, 1) = Cells(LCRN - 1, 1) + 1
Cells(LCRN, 2) = Date
Cells(LCRN, 3) = NM

'ID番号をRNにセット
Dim RN As Integer
RN = Cells(LCRN, 1)

Cells(LCRN, 6) = Format(Date, "YYMM")

'履歴とファイル名に使うコメントを入力
Dim CM As String
CM = InputBox("今回の打ち合わせに関するコメントを入れてください", "コメントの入力")

Cells(LCRN, 5) = CM

Dim N1 As Integer
Dim N2 As Integer

'名前を基準に、面談回数を数える

N2 = 1

For N1 = 4 To LCRN - 1

    If InStr(Cells(N1, 3), NM) = 0 Then
        
        N2 = N2
    
    Else
        
        N2 = N2 + 1
    
    End If

Next

Cells(LCRN, 4) = N2

'履歴をとった段階で、保存する
ActiveWorkbook.Save

Dim WB1 As Object
Set WB1 = ActiveWorkbook

'新規のファイルを作る
Workbooks.Add
Dim WB2 As Object
Set WB2 = ActiveWorkbook

WB1.Activate

'テンプレートを新規ファイルにコピーする

Worksheets("原紙").Copy Before:=WB2.Sheets(1)
    
WB2.Activate

ActiveSheet.Name = NM & N2
Worksheets("Sheet1").Delete

'指定した位置に、日付、名前、回数、コメントの名前で保存
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Users\owner\Documents\" & Format(Date, "YYMMDD") & "_" & NM & N2 & "_" & CM & ".xlsx", _
        FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook, CreateBackup:=False

'元ファイルは閉じる
WB1.Close

End Sub

なかなか一般的なものにするのは難しいのですが、

・11行目の”対応履歴”の部分は、違うシート名（面談履歴など）にした場合は、そのシート名に

・19～33行目の部分は、項目数を増やした場合は列番号が変わるので指定を変える

・80～82行目は、ドキュメントフォルダーに保存するようになっているので、ご自分の保存したい位置に変更する

・保存する際に日付より名前を先にしたければ、NM & Format~　のように、順番を変える

というような感じで、自分の使いやすいように少しずつ変える必要があります。

なかなか一般的なフォーマットにするのは難しいのです。

コードをコピーしたら、開発タブのマクロのボタンを押せば、原紙をコピーして保存するマクロが動くはずです。