初めての補助金申請 採択されるための申請書の書き方と注意点

こんにちは、広島県東広島市のITコーディネータの吉井良平です。

コロナ禍で初めて補助金を申請される方も多いと思います。

私もこのところ補助金関連の相談を受けることが多く、申請方法について困っている方が多いんだな、と感じますので、私なりの補助金申請書の書き方と注意点を紹介してみます。

(具体的なテクニックについては、次の記事で紹介する予定です)

補助金とは?

補助金とは何か、経済産業省の「ミラサポplus」というサイトから抜粋してみます。

補助金は、国や自治体の政策目標(目指す姿)に合わせて、さまざまな分野で募集されており、事業者の取り組みをサポートするために資金の一部を給付するというものです。補助金は、必ずしもすべての経費がもらえる訳ではありません。融資などとは異なりお金を返済する必要はありませんが、補助金には審査があるので、「申請したら必ずもらえる」というものではありません。

  • 国や自治体の政策に従って、「こういうことをしたら、投資するお金を補助しますよ」と募集がある
  • 各企業が、政策に沿った事業計画を作って、申請をする
  • 国や自治体が申請内容を評価する
  • 合格したら、各企業が事業を実施する
  • 実施したら報告をして、お金をもらう

というのが流れです。

政策に従って

国や自治体の政策に従って、という部分が、多少難しいかもしれませんが、それぞれの補助金を個別に見ていくと、そんなに難しくありません。

今回の「事業再構築補助金」であれば、

日本国政府

コロナで売上が落ちている会社が新しい事業を始める場合は補助しますよ!!

という政策で、とても単純明快です。

それぞれの補助金で、補助する対象は明確なので、まずは政策の対象をおさえておきましょう。

国や自治体が申請内容を評価する

補助金を出す側(国や県や市)としては、財源は税金で予算の限りもあるので、申請があったら何でもかんでも許可(採択)するわけにはいきません。

  • ちゃんと政策と合っているか
  • 申請者は信頼できるか
  • その事業を実施して効果がありそうか

ということを、申請書を読んで評価します。

補助金の申請で大事なのは、「あなたのことを知らない人が、書面で評価する」という点です。

会って話をしていたら、「この人は熱意のある人だな」と評価が変わることがありますよね。書面に書いてないことでも、「これってどういうこと?」と質問をして、納得できることもあります。

補助金の申請は、あくまで申請書という書面のみで評価されますので、知らない人に伝わるように申請書を書く必要があります。(大事なので、もう一度マーカーを引きました^^)

知らない人に伝わるようにするためには、書面上で自社のこと、自社がやろうとしていることを、分かりやすく整理して「見える化」「見せる化」する必要があります。

まずは公募要領を読みます!

先に書いているように、補助金は「国の政策に沿って」「ある目的があって」募集されています。

補助金の目的(補助金を使って、国や自治体が何を達成したいのか)、補助金の対象(どんな人、どんな会社を補助したいのか)、どのぐらいの補助内容なのか(○○万円まで、どのぐらいの補助率なのか)、申請書にどんなことを書いて欲しいのか、ということが公募要領に書いてあります。

補助金のチラシや、補助金のホームページを見て、大体の理解で申請書を書き始めるのではなく、まずは公募要領を読んでみましょう。

せっかく勢いこんで補助金の申請書を書いてみても、目的や対象から外れていると、申請が採択される確率は限りなく低くなります。

チラシやホームページは、募集を増やすために、申請したら簡単に採択されるような印象を与えるようにできています。人間でいうところの、お客を引き寄せるためのお化粧の部分です。

公募要領に本当のところが書いてありますので、相手の本音を知っておくことがとても大事です。

申請書を作る際のヒントも書いてあります。ぜひ公募要領を読みましょう。

いきなり事業計画書を書かない!

補助金申請書の一番重要な部分は、事業計画書です。

補助金を申請するにあたって、事業計画書は「うちの会社のこの事業に投資してください!」という、いわばプレゼンテーションと理解してもらっても大丈夫です。

先に書いているように、補助金の申請書は「あなたのことを知らない人が、書面だけで判断」します。

知らない人、知らないことを理解しやすくするためには、ストーリー性が大事です。

昔、学校の授業で「物語には、起承転結がある」と習ったと思いますが、補助金の事業計画書も起承転結形式になっていれば、知らない人も頭に入ってきやすくなります。

いきなり事業計画書を書き始めるのではなく、まずは全体のストーリーを組み立てましょう。

また、補助金の事業計画書は、ほとんどマイクロソフトの「Word」を使って作ることになります。Wordは、後から段落を作ると余白の調整が難しかったりで、見る人にとっては「見た目が美しくない≒きちんと計画が練られていない」という印象を与えることに繋がります。

まず最初に構成を考えておいて、その後で実際にWordに入力し始めると段落がきれいにそろいやすくなります。

左側のラインが揃うようにしやすくなります

補助金の事業計画書の構成

大体の補助金の事業計画書の構成は、下記のようになります。

段階項目目的
自社の紹介自社を信頼をしてもらう
現状分析と課題現状のビジネスの課題を理解してもらう
申請する事業の内容どんな事業を行って、課題を解決しようとしているか理解してもらう
事業のまとめ自社の将来に希望的な理解をしてもらう(費用対効果)
起承転結に沿った流れ

目的の部分は申請書を読む人目線になっていますが、書く内容はもちろん、自分自身の思い、事実を反映したものである必要があります。

補助金は実施した後の報告が必要なので、あまり盛りすぎてしまうと、採択された後で苦労する、自分で自分の首を絞めることになります。採択されることを目的にしすぎて、盛りすぎてしまわないよう注意しましょう。

なお、「項目」名については、それぞれの補助金の申請フォーマットに書いてある場合や、公募要領、記入例等に書いてありますので、その名称を使ってくださいね。

起:自社の紹介

まずは、自分の会社がどのようなビジネスをしているのか、できるだけ具体的に紹介します。

何度も書きますが、補助金の審査をするのは、自社のことを知らない人です。

知らない人に対して、自社のビジネスを理解してもらい、自社を信頼してもらい、親近感を持ってもらうことが大事です。

補助金は返済不要なお金のため、怪しい人(というと語弊がありますが)が申請することもあります。

「私はちゃんとしたビジネスを誠実にやっているんですよ、マジメに働いてきて信頼できるんですよ」ということを、まず伝えることが大事です。

皆さんも、初対面の人が営業をしてきたら、「この人は信頼できるか、人をだましたりしないか、身なりがちゃんとしているか、話し方が丁寧か」等のいろいろの判断をして、第一印象で悪い印象を持った人の話は頭に入ってこないですよね。

申請書を読む審査員の人に、できるだけの情報を提供して、良い印象を持ってもらいましょう。

具体的には、自社のビジネスを理解してもらうために、お店や商品の写真があった方が、知らない人により理解をしてもらいやすくなりますし、親近感を与えることができます。

商売をしている地域が都会なのか田舎なのか、創業者であれば創業するに至った思い、後継者であれば何年の歴史がある、これまでの沿革、等々、自社のビジネスのことを理解してもらうために、自社を信用してもらうために必要な情報を、自分なりの言葉で記載します。

補助金は「国や自治体が行う、民間企業への投資」という性格があるので、これまでの業績についても記載しておいた方が良い場合が多いです。

これまでに徐々にでも業績を伸ばしていれば「この会社に投資すれば、業績を伸ばしてくれそうだな」という印象を得ることができますし、業績を落としていれば「この会社は投資をしてあげないとな」という印象を得ることができます。

業績については補助金の目的とも関係がありますので、どこまで書くかは、公募要領を見て判断してくださいね。(例:成長産業創出が目的の補助金であれば、業績が伸びていることを強めに出す、等)

業績を出す場合は、「見える化」「見せる化」のために、グラフも作ってみましょう。

承:現状分析と課題

続いて、現状分析を行って、そこから課題を抽出します。

現状分析については、ほぼ「SWOT分析」になると思います。

SWOT分析に関しては、調べるとネット上にいろんな記事があると思いますが、一応簡単に説明しておくと、

内部環境(企業の内部のこと)

  • Strength:強み(自社が競合会社よりも優れているところ)
  • Weakness:弱み(競合会社よりも劣っているところ)

「地域で○十年実績を積んで、固定客が多い」とか「他社に無い○○という技術を持っている」とかが強みです。

「顧客データを活用できていない」とか「他社と品揃えが差別化されていない」とかが弱みになります。

真剣に競合他社と比べて、自社が勝っているところ、負けているところを考えてみてください。

外部環境(企業の外部、社会情勢など)

  • Opportunity:機会(社会の変化によって、チャンスになること)
  • Threat:脅威(社会の変化によって、ピンチになること)

「コロナ禍で外出が減った」「環境に敏感な世の中になった(SDGs等)」「少子高齢化」等々、日本全体の社会の大きな変化があります。

地域でも、「新しくここに道路ができる」「小学校が統廃合される」「業績が良い企業が工場を増設して地域人口が増える」等々、近い将来に予測できる変化があります。

自社の業務によって、外部環境の変化は機会にも脅威にもなり得ます。自社の現在のビジネスにとって、好ましい変化、好ましくない変化を考えてみてください。

次に続く、実際に補助金を申請する事業が、

  • 「強みを強化する」
  • 「弱みを克服する」
  • 「機会に対応する」
  • 「脅威を回避する」

内容になっていれば、申請書を読む人の頭に入りやすいですし、実際に説得力のある事業計画になります。

もっと言うと、「強みを生かして機会に対応する」「弱みを克服して機会に対応する」というように、内部環境と外部環境を合わせた形の事業になっていると、なお良いです。

ここでも、「自社のことを知らない人が読む」という前提で、できるだけ具体的に書面に記載する必要があります。

「地域人口が減っている」という外部環境の変化であれば、実際の人口の推移を調べてグラフ化する、「環境問題への配慮が必要」という外部環境の変化であれば、関連法律の施行状況を調べておく等、できるだけ具体的に記載できるよう、準備しておきましょう。

転:実際の申請事業の内容

いよいよ、実際に申請する事業内容の部分です。

この部分では、「どんなことをするのか」「どんなスケジュールで実行するのか」「どんな成果を見込んでいるのか」ということを、できるだけ具体的に書いていきます。

具体的に書くことで、事業の内容をより理解してもらうだけじゃなく、「ちゃんと考えているんだな」「補助金が採択されたら、補助金を無駄にせず、ちゃんと実行して成果を出してくれそうだな」という印象を与えることができます。

例えば、単に「売上増を目指す」だけではなく、「ターゲット層が何人ぐらいいて、そのうちの3割のシェアを取って○○円の売上増を目指す」という方が、より具体的で、きちんと結果が出ると感じてもらえます。(実際問題として、そのぐらいの分析ができていた方が成果が上がりやすいです)

「絵に描いた餅」という言葉がありますが、とりあえず補助金があるから事業を考えて申請してみた、という補助金申請も実際にはあります。

そういった事業には具体的なことが書けないので、薄っぺらい事業計画になってしまいます。

ちゃんと理屈で考えて、補助金申請をするようにしましょう。

ここでも図や写真等を活用して、できるだけ分かりやすくするして、審査員の方がイメージしやすくしておく必要があります。

また、文章が苦手な方は、箇条書きの方が要点が絞れて分かりやすいという面もありますので、箇条書きも積極的に使って問題ありません。

どんなことをやるかを、5W1H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どうやって)に落とし込んで、金額やスケジュールなどをできるだけ具体的な数字に落とし込んでいきましょう。

また、自分の会社の立場からだけじゃなく、顧客から見た時の目線、働く従業員の目線、地域社会に対する影響も取り入れて事業計画を記載しておくと、より信頼性が増します。

良い計画というのは、売り手(自社)よし、買い手(顧客)よし、世間(社会)よし、の三方よしになっています。三方よしの計画ができているとベストです。

結:まとめ

最後に申請書のまとめとして、申請する事業の実施項目、予算、期待する効果、スケジュールを、表を使って分かりやすくまとめます。

繰り返しますが、「補助金は国や自治体からの民間企業への投資」という意味合いもあります。

「いくらの補助金を出して、いくらの業績向上が見込めるか」ということから、「これなら補助金を出しても大丈夫だ」という判断になりますので、分かりやすくまとめてください。

タイトルをつける

補助金を申し込む事業に、タイトルをつけます。

最初にタイトルを決めても良いのですが、構成が出来上がった段階でつけた方が、全体感があって良いと思います。

とはいえ、タイトルは後からでも直せますので、この時点では仮でも構いません。

タイトルは「30文字以内」等の決まりがあります。

30文字の場合は、単純に申請する事業だけを書くと15文字ぐらいで終わってしまうので、それだともったいないというか、アピール不足です。

「△△を活用した○○」「□□時代に対応した○○」のように、導入するツールや導入の背景等の情報を入れて、分かりやすいタイトルにして25文字は使うようにしましょう。

タイトルについては、小規模事業者持続化補助金であれば、ネットで検索すれば過去の採択例が出ています。「こんなタイトルで、こんな内容で補助金が採択されているんだな」と、大体の感じをつかんでおくのも良いです。

実際に申請書を書き始める

構成を決めて、必要な資料を集めてから、実際に申請書を書き始めます。

書き始めてからのWordのテクニックについては、また別の記事で書きますので、そちらをお読みください。

別の人に読んでもらう

申請書が完成したら、誰か別の人に読んでもらいましょう。

何度も繰り返しますが、申請書を評価する人は「あなたのことを知らない赤の他人」です。

可能であれば、「赤の他人に」読んでもらって、分かりにくい場所が無いかを確認してもらいましょう。

とはいえ、赤の他人にはなかなか頼めないと思いますので、友人や家族に読んでもらうことが多くなります。

友人、家族に読んでもらう場合は、あまり否定的なことを言われない可能性がありますので、理解できているか、質問をして確かめましょうね。

最後は、補助金の窓口になってくれる商工会議所、商工会の人に読んでもらって、最終確認をしてもらいましょう。

商工会議所、商工会には、締切直前に行くと、向こうも忙しいので充分に読む時間が取れなくなる場合があります。

一回ぐらいは手直しをする前提で、締切の2週間前ぐらいには商工会議所・商工会の方へ持って行った方が良いです。

文章の注意点としてはこんなところでしょうか。

次回は申請書を作る際の、実際のWordの使い方とか、グラフの作り方等について紹介しますね。

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