エクセルファイルのバックアップをとる方法～毎回の履歴も取れるようにしてみました

こんにちは、「今より仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

仕事上、めちゃくちゃ重要なエクセルファイルってありますよね。

これまでに膨大な時間をかけてメンテナンスしてきて、すべての仕事の元になっているようなファイルです。

仕事上必要なので、新入社員に使ってもらったらデータがグチャグチャになっていた・・・という例もありますし、使う方もおそるおそるになってしまって、エクセル恐怖症を生んでしまうこともあります。

そういった重要なファイルには、念のためにバックアップを残すような設定にしておけば安心です。

一つのバックアップを残すだけでしたら、とても簡単なので、ぜひやってみてくださいね。

前回のバックアップを常に残す設定

前回保存したところまでのバックアップを、1回分のみ常に残しておく設定です。

ほとんどの場合は、この設定で大丈夫でしょう。

とても簡単なので、さっそく設定してみましょう。

設定方法

まずは、いつも使っているエクセルファイルを開いてください。

左上の「ファイル」タブを選択して、「名前を付けて保存」を選択します。

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[/su_column] [/su_row]

いつも保存している場所を選んで、「ツール」→「全般オプション」を選んでください。

（ボタンのある場所は、エクセルのバージョンによって少し違うかもしれません）

全般オプションで、「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れて、OKボタンを押します。

あとは、そのまま保存するだけです。

「上書きしますか？」と聞かれたら、迷わず「はい」を選択しましょう！

これで、一回分のバックアップをとる設定ができました！

かんたんですよね＾＾

毎回のバックアップをずーっと残しておく設定

これはあまりニーズは無いかもしれませんが、作ってみました。

一つのファイルをいろんな人が使う場合、特にエクセルに不慣れな人が使う場合などは、どこかで計算式などがおかしくなってしまうかもしれません。

そんな時には、毎回のバックアップが常に残っておいた方が安心ですね。

毎回のバックアップをとっていくのは、エクセルの通常の機能だとできないので、マクロを作ってみました。

以下の手順で設定してみてください。

設定方法

まずは、履歴を残したいエクセルファイルを、普通通りに開いてください。

「ファイル」タブ　→　「名前をつけて保存」までは、先ほどと同じ手順です。

マクロを使うので、保存する際に「マクロ有効ブック」を選択して、保存してください。

コードを貼り付ける

毎回のバックアップを保存する、マクロのコード（VBAといいます）を貼り付けます。

まず、「Alt」キーと「F11」を同時に押して、ビジュアルベーシックエディターを立ち上げてください。

このような画面が出てきましたよね。

もし、左側にツリー状のフォルダーが無い場合は、「表示」→「プロジェクトエクスプローラー」で、左側部分を表示させてください。

左側の部分で、「ThisWorkbook」をダブルクリックすると、右側にコードが入力できる欄ができます。

上の図では、「Option Explicit」って最初に入っていますが、これは無くても大丈夫なので、気にしないでくださいね。

右側の入力欄に、下記のコードをコピペして貼り付けてください。

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

ActiveWorkbook.Save

Dim FName As String
Dim FPath As String
Dim FNameS As String

FName = ActiveWorkbook.Name
FPath = ActiveWorkbook.Path

FNameS = Left(FName, Len(FName) - 5)

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=FPath & "\" & FNameS & "_" & Format(Now, "yymmddhhnn") & ".xlsm"

End Sub

貼り付けたら、こんな状態になっていますよね。