こんにちは、デスクワークラボの吉井良平です。

職業柄、いろんな人のパソコンを見ることがあります。

たまに（というより結構な頻度で）パソコンのデスクトップが、アイコンでいっぱいになっている人がいて、使いたいファイルを探すのが大変だろうな、と思います。

「探す」という行為は全く生産性を生まない行為なので、数秒でも減らした方が良いですよね。

私も現物の整理はあまり得意じゃない方なのですが、パソコンの整理はかなりできている方だと思いますので、私のデスクトップ整理法を２つ紹介しますね。

①仮置き（一時保存）フォルダ―を作っておく

デスクトップがいっぱいになる原因として、「一時的に保存するファイルをとりあえずデスクトップに保存する」ということがあります。

メールの添付文書だったり、ダウンロードしたファイルだったり、特別なフォルダーを作るまでではないけど、とりあえずはどこかに保存をしておく必要があるものを、デスクトップに保存しておく、という場合です。

私の場合は、一時保存用のフォルダ―を月別に作って、その中に仮置きファイルを入れるようにしています。

大体、先月ぐらいまでのファイルは見ることはありますが、3か月ぐらい前のファイルはほぼ見ることはありません。

半年ぐらい経ったら、そのフォルダ―ごと消去してしまえば、仮置きファイルの処分に手間をかける必要は無くなります。

私の場合は、仮置フォルダ―をドキュメント直下に作っていますが、デスクトップに作っても問題ないと思います。

②まとめファイルを作っておく

よく使うファイル（毎週使う、毎月使う等）を開きやすくするために、デスクトップにファイル（またはショートカット）を置くこともあると思います。

これも少数であれば良いのですが、たくさんあると目移りしてしまって、ファイルを開くのに時間がかかってしまいます。

探す手間を無くすよう、デスクトップに置いておく「良く使うファイル」は、5つ以内を目安にしておきましょう。

デスクトップにファイルを置かない代わりに、「まとめファイル」を作っておきます。

私の場合は、毎日やることは一つのエクセルファイルにまとめておいて、そこから全てのファイルを開けるようにしています。

こうしておけば、デスクトップも整理される、業務の抜け漏れもなくなるので、おススメの方法です。

毎日やる、毎月初にやる、という決まった作業がありますよね。

そういった作業は、まとめファイルにまとめておきましょう。

なお、図形をクリックしてファイルを開くようにするためには、図形にリンクを貼ればOKです。

右クリックして「リンク」を選択した後で、ファイルのパスを指定する

まとめ

ファイルの仮保存、良く使うファイルを開く、といった作業は、毎日発生する作業で、そこで数秒間違うだけでも、積もり積もれば大きな差になります。

細かいことですが、ご参考になれば幸いです。