こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。
世の中には、ちょっとフォーマットを変更しただけで、劇的に作業効率が改善されることがあります。
新年度に配布される、小学校の家庭調査用フォーマットもその一例です。
今回の記事は、小学校の先生方にご検討いただきたいと思って書きました。決して先生方のことを悪く言うつもりはありませんので、ご検討お願いしますね。
白紙の自宅記入フォーマット
私には小学校5年生の娘がいます。4月の新年度には、小学校から家庭調査の紙が3～4枚届いて、緊急連絡先や、かかりつけの医者などを記入して、小学校に提出します。
緊急連絡先なんかは、去年と一緒だよ・・・とは思いますが、小学校側でデータベース化などするとそれはそれで大変だし、別の問題も発生するので、それは特に不満はありません。
一番困るのが、家庭訪問用に自宅の地図を書くフォーマットです。白紙の紙が入っていて、地図を記入するように求められます。
で、私の場合はスマホで地図を表示させて、画面を見ながら地図を書いていきます。
絵が上手な方は良いのですが、僕みたいな絵がヘタな人は、A4用紙の半分にも満たない大きさで、縮尺もグチャグチャな地図が出来上がってしまいます＾＾
でも書き直しても同じことなので、それを小学校に提出しています。
一体どのぐらいの時間がかかっているのか？
ちゃんと計測したわけではありませんが、大体地図を作るのに10分程度はかかっているはずです。
ネットで検索してみると、パソコンで地図を印刷して、また自宅周辺の拡大図を印刷して貼り付けている保護者もいらっしゃるようです。印刷されている方は、印刷→ハサミで切り取り→糊付けという作業をしているので、10分以上かかっているはずです。
ざっと調べたところ、日本の小学生は約750万人です。
うち、半分ぐらいは地図入りのフォーマットにしていただいている学校もあると仮定しても、この地図書き作業だけで、375万人 x 10分の時間が全国で費やされている計算になりますよね。
37,500,000分 = 625,000時間 = 26,042日 = 約71年
日本全国で、毎年4月に地図書き作業で、人間一人の一生分ぐらいの時間が費やされている計算になります！
中学校まで含めると、100年分ぐらいになるかもしれません。
この数字が多いのか少ないのかは、感覚が分かれると思いますが、この地図書き作業の時間は、少しフォーマットを改善することで劇的に削減されるのです。
フォーマットの改善案
私が考えた、フォーマットの改善案を紹介します。
まず上半分に地図を表示させる
それぞれの保護者が最初から地図を書く必要を無くすために、フォーマットの上半分には校区の地図を表示させます。
おそらく各学校に校区の地図があるはずです。それを小学校側で、スキャンして貼り付けます。
もし校区の地図が無い場合は、グーグルマップやヤフーマップの画像を貼り付けても良いでしょう。
小学校なので国の機関の地図の方が良いかな、と思い、今回は国土地理院の地図を貼り付けてみました。
保護者の方には、だいたいの自宅の位置を四角で囲んでもらいます。
下半分には方眼を表示させる
下半分に、自宅周辺の地図を書いてもらうようにします。家の近くになれば、どんな人でもそれなりの地図が書けるはずです。
その際には、白紙ではなくて方眼状の線を作っておきます。手書きで書くと道路の幅がグチャグチャになるので、方眼があった方がキレイに書けます。
（セルを方眼状にする方法は、「エクセルでドット絵を作成する」記事をご参考下さい）
このようにすると、これまで各家庭で10分/枚かかっていたものが、5分程度で出来るようになるはずです。
日本全国でいうと、36年分の短縮です！
参考までに、私が作ったテンプレートを添付しますね。
学校の先生の負担
これまで白紙のフォーマットだったものに手を加えるので、小学校側の負担は若干増えます。地図を挿入する手間がありますので、フォーマットを作るのに20分ぐらいかかるかもしれません。
ただ、白紙のフォーマットの場合は、めちゃくちゃ見にくい地図を書いてくる保護者の方もいるはずです。小学校の先生方も「これどの辺かなぁ」と地図を眺めて、分からなかったら児童に聞く、ということも結構あるんじゃないかと思います。
そういった問い合わせの手間は、小学校の方でも格段に減ります。
また、書き方が統一されるので、断然見やすくなります。それぞれの提出された紙を見て、地図を読み解くストレスからも解消されますよ。
まとめ
小学校の家庭訪問用のフォーマットを改善することで、
保護者側： 地図記入の時間が削減される
小学校側： 地図のフォーマットが統一されて、見やすくなる
という効果が見込めます。
簡単なわりに効果が大きいので、来年度の家庭訪問用地図フォーマットを配布する際には、ご検討いただければ幸いです！
