仕事にITを活用する意味を知ろう

ITの基礎

こんにちは、広島県東広島市のITコーディネータ、吉井良平です。

 

商工会議所からの派遣等でIT関係のサポートをしたり、地元の中小企業の経営者と話をしていると、「地方の中小企業は、まだまだIT化について躊躇している、まだ避けている会社が多いな」ということを痛切に感じます。

 

世の中の進歩は待ったなしで、IT化の流れも早くなることはあっても止まりません。

そんな中で「会社の業務をIT化していくことをためらう原因は何だろう?」と考えてみると、

  • ITとは何かが良く分からない
  • IT化をするメリットが良く分からない
  • ITに関する苦手意識がある

ということがあるのかな、と思います。

なので、今回は「ITとは何ぞや」「IT化するメリットは何ぞや」という点を、あまり難しい言葉は使わずに、詳しく紹介していきますね。

 

そもそもITとは?

 

「生産性向上のために、IT化をしよう!」というような宣伝があったり、国や自治体の政策でも企業のIT化促進の補助金があったりします。(IT導入補助金など)

 

でもそもそも「IT」というのはどういう意味でしょう??

ITは「アイティー」と読みます。イットではありません^^

 

ITは、「Information Technology(インフォメーションテクノロジー)」の頭文字をとって、ITと呼ばれています。

Information(情報)Technology(技術)ということで、日本語にそのまま訳すと「情報に関する技術」です。

これだと、まだ何のことやら良く分からないので、「情報」と「技術」について、もっと詳しく考えていきましょう。

 

最近、ICTという言葉もあります。ICTは、Information and Communication Technology の略で、コミュニケーションを重要視した言葉です。意味するところはほとんど同じと考えて良いので、今回はITという言葉で統一して紹介します。

仕事における「情報」とは?

 

経営の四要素

「経営の四要素」という言葉を聞かれたことがあるでしょうか?

「四つの経営資源」とも言われて、「ヒト、モノ、カネ、情報」のことを指します。

 

ヒト

会社を運営しているのはヒトですよね。

経営者、従業員、取引先の担当者等々、会社を成り立たせるためには、まずはヒトが必要です。

ヒトがやる気にあふれた会社であれば、業績も上がっていくでしょう。

ということで、ヒトが経営に重要な要素である、ということはすぐ分かりますよね。

 

モノ

会社がお金を得るために、モノを販売しています。(サービス業の場合は、サービスを販売)

モノ(商品)の良しあしによって、会社の業績が大きく変わっていきますよね。

製造業であれば、生産設備というモノも重要です。

運送業でしたら車両というモノ、土木関係であれば重機などのモノ、いろんなモノによって、経営が変わってきます。

ということで、モノも経営の重要な要素です。

 

カネ

会社を維持していくためには、お金が必要です。

従業員に支払う給料、仕入れ先に支払う代金、販売先からいただく売上金、設備投資にかかるお金、等々、経営にはお金が密接に関わってきます。

カネが経営に重要、ということも、ほぼ当たり前のことです。

 

情報

さて、最後の要素、情報です。

情報が経営に重要というのも、なんとなく分かりますが、どのように重要なのでしょうか??

 

「今、アメリカでこんなことが流行っているから、日本でも流行るに違いない」という情報を得て、先行投資をしていく、というようなことでしょうか?

「こういう物質は将来的に使うことが禁止されるので、何か違う材料を探そう」ということで、新しい製造方法を開発していくことでしょうか?

 

確かに、このような世の中の動きに関する新しい情報は重要です。

でも、情報通じゃなくても、地道に会社を経営していくことはできます。「外部の新しい情報」という意味で「情報」という言葉を理解すると、全ての会社には当てはまりません。

 

「なぜ情報が経営にとって重要なのか」という問いに対する答えは、情報によって仕事の質に大きく違いが出てくるからです。

 

情報によって仕事の成果が変わる

情報の重要性を考えてみるために、まず演習をやってみましょう。

紙と鉛筆(もちろんボールペンでもOKです)を用意してください。

では、始めます!

 

演習:指示に従って絵を描いてください

 

  1. 横に線を1本ひいてください
  2. △を描いてください
  3. 大きな○を描いてください
  4. 小さな○を2つ描いて、塗りつぶしてください

 

できましたか???

 

 

 

 

 

 

 

こんな絵ができましたでしょうか?

これは、コミュニケーションに関するセミナーで習った演習ですが、私の場合、こんなような絵になりました。

皆さんは、どんな絵ができましたか^^

 

正解はこんな絵です

「正解」は、顔のマークを描いてもらおう、ということでした。

カンの良い人であれば、途中から「これは顔かな?」と気づいたかもしれません。

「最初の指示が間違ってる!」とイラっとする方もいるかもしれませんね。

 

指示が間違っているのか?

「横に線を1本ひく」「△を描く」「大きな○を描く」「小さな○を二つ描いて塗りつぶす」という、指示の情報は間違いではありません。

顔の絵を描くときの順番も、正しい書き順はありませんよね。

でも、出てきた結果は、人によって全然違うものになっているはずです。

「情報によって、結果が全く違ってくる」のです。

単純に図に表すと、こんな感じです

 

仕事における情報とは?

この演習はちょっと極端ですが、仕事でも曖昧な情報に基づいて仕事をして、違うものが出来上がってしまうことがあります。

新入社員や異動したての頃には、「指示通りやったのに、やり直しを命じられた」ということが、結構ありますよね。

指示の背景にある暗黙の情報が共有されていないと、思った通りの結果が得られません。

 

情報によって仕事の成果が違ってくるため、仕事にとって情報がとても大事なのです。

 

情報に関する「技術」

 

「情報の質によって、仕事の成果が変わってくる」ということであれば、「情報の質を上げれば、結果的に仕事の成果も上がる」ということですよね。

情報の質を上げるためには、「情報に関する技術(=IT)」を使っていきます。どんな技術があるのかを、考えていきましょう。

 

「技術」という言葉は、「テクニック」という意味と、「テクノロジー」という意味の両方があります。情報を伝えるためのテクニックは、コミュニケーション術等のアナログな方法があり、テクニックもとても重要です。ITという言葉で表す技術は、デジタル化されたテクノロジーの意味合いでの技術です。

ITの3つの機能

情報に関する技術には、たくさんの種類がありますが、ざっくり大まかに分けると3つの機能に分類できます。

 

情報を伝える技術

 

情報をデジタル化することによって、「瞬時に」「別の場所へ」「複数人へ」情報を伝えることができます。

 

「伝言ゲーム」をやったことがある人は多いと思いますが、情報を正確に人に伝えるのは大変です。5人ぐらいになると、ほぼ100%の割合で何かの情報が抜け落ちていたり、内容が変わっていたりします。

昔は連絡網を作って電話連絡をしていたものが、今はLINEグループで送信するだけで終わり、になっていますよね。

(LINEを見てない、とか、元々あったコミュニケーションが失われる、といった側面もありますが)

 

ホームページやブログなどで、自分の会社の情報を発信することも、最近では普通になってきています。

 

情報を「早く」「正確に」伝えることが、仕事の成果につながります。

 

情報を蓄積する技術

 

仕事をしていると、いろんな情報が飛び交います。

「○月○日に、○○株式会社にAという商品を何個、いくらで販売した」

「○○さんは、○月○日に来店して、Bという商品を購入した」

「○月○日に、Cという商品を出荷して、送り状番号は×××です」

等々、膨大な量の情報が仕事に関わっています。

 

昔は、これらの情報を伝票の形にして残しておいて、後で調べる時は紙をペラペラとめくって探す・・・とするしかなかったのですが、今ではデータの形で蓄積しておいて、一瞬で検索できるようになっています。

 

何か調べものをする際も、昔は図書館に行って文献をあたって・・・としていたものが、インターネトに蓄積されたデータを瞬時に検索して探すことができますよね。

 

仕事において「探す」という時間は、全く付加価値のない時間です。

データを蓄積して、瞬時に探すことができるようにすることで、仕事の中のムダな時間を無くすことができますし、蓄積した情報を加工・分析することで、新たな付加価値を生むこともできます。

 

情報を加工する技術

 

仕事で利用する情報(売上情報、顧客情報、受注情報など)を加工することで、新しい価値を生むことができます。

 

製造業では、受注情報や納期情報から、必要材料を計算して材料発注を手配したり、生産着手日を決めることができます。材料価格や生産工数の情報から、製造原価の算出もできます。

小売やサービス業でも、売上情報を集計してグラフを作れば、売上傾向の分析ができます。売上情報と顧客情報を組み合わせて、もっと細かい分析(どこの地域のお客さんが多いか、優良顧客は誰か等々)をすることもできます。

 

情報を集計し、分析するといった作業は、パソコンを使わなくてもできます。小学校や中学校の授業で、手でグラフを書いたりしましたよね。

でもこういった作業は、人間よりもパソコンの方が断然に優れています。

 

例えば、仕事で10km離れた場所に行くのに、走って行こうとは思いませんよね。

車という、文明の利器を使います。

100kgのものを持ち上げるのに、数人で協力して持ち上げるのも大変です。クレーンなどの機械があれば、機械を使った方が良いですよね。

 

それと同じで、情報を集計・加工するためには、ITというテクノロジーを使うと楽だし、早いです。

「集計・加工」といった作業は、「間違えないように」気を使ったり、「他の情報に惑わされないように」集中したりと、結構精神的に疲れる作業でもあります。

こうした疲れを防止するためにも、ITを活用した方が良いです。

 

まとめ

 

少し長くなりましたが、「ITとは?」「ITを使うメリットとは?」ということについて、書いてみました。

まとめると、

  • ITとは、「情報に関する技術」のことです。
  • 情報によって、仕事の成果が変わります。
  • 情報の質を上げると、仕事の質を向上させることができます。
  • 情報の質を上げるための技術(テクノロジー)が、ITです。
  • ITには、情報を「伝える技術」「蓄積する技術」「加工する技術」があります。
  • 「情報を早く、正確に伝える」「情報を蓄積し、探す手間を減らす」「情報を加工し、新しい価値を生む」ことが、ITを利用するメリットです。

 

ITとは何か、ITを使うメリットが、だいたいつかめましたでしょうか?

では、次はITをどうやって取り入れるか、その方法を見ていきましょう!

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