こんにちは、デスクワークラボの吉井です。
最近は、AIの進化がすさまじく、いろんな仕事のやり方が劇的に変わってきています。
「AIを使った生産性向上」というCMも多く、「AIを導入しさえすれば、簡単に楽になるはずだ」と思ってはいませんか？
実際に、AIを「上手に」使ってデジタル化すれば、業務は劇的に楽になります。
ですが、私の周りを見ても、本当の意味でAIを使いこなしてデジタル化している、という会社や組織は、思ったより少ないという印象です。
何事も下準備が大事
私はよく、デジタル化を料理に例えたりしますが、材料を買ってきていきなり料理する、材料そのままで調理する、ということは少ないですよね？
材料を食べやすい形、味が染みやすい形にカットしておく、とか、下味をつけておく、とか、何等かの準備をすることが普通ですし、その方が美味しい料理が出来上がります。
デジタル化、AIの活用についても、同じようことが言えます。
最近のAIは賢いので、生のデータや、適当な依頼でも、一定水準の答えを返してくれますが、そのまま仕事に使えるものが出来上がることは少ないです。
何度もAIに指示を出し直す、手作業で修正する、等の工程が増えて、結局自分が最初からやった方が早い場合もあります。
「このツールを入れたら楽になる」といううたい文句で、何らかのデジタルツールを入れても、最初の使い方が分からず、結局元のやり方に戻ってしまう、ということも、多々あります。
私も、取引先に向けて「あなたの会社は、これを使ったら良いですよ」とデジタルツールを勧めて、最初の設定や準備のところでつまづいて、結局元のやり方に戻ってしまった経験を何度もしています。そういう反省を込めた記事でもあります。
デジタル化の下準備：情報の５S
デジタル化の下準備は、「コンピューターが分かりやすい方法で、データを整理しておくこと」です。
工場に勤務している方は、「５S」（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）という言葉をよく耳にしていて、実際に重要だということを認識されていると思いますが、デジタル化においても５Sがとても重要です。
コンピュータが正確にデータを把握するために、事前にデータを５Sしておく必要があります。
工場のように、物理的にモノがあるわけではないので、５Sと言っても分かりにくいかもしれませんが、具体的には下記のようなことです。
同じ形で保存されている必要がある
コンピューターがデータを理解するためには、「同じ情報が、同じ場所に、同じ形で保存されている」必要があります。
データベース形式での保存
一番良いのは、「データベース」形式です。
見ていただくと分かると思いますが、同じ場所（A列には順番、B列に名前・・・）という風に、「同じ情報が、同じ場所に、同じ形で」揃っているデータです。
Excelでデータを作ると、「同じ形で」というのが、実は結構難しいです。
上の表だと、生年月日が西暦で揃っていますが、元号で天保12年、とか入力してしまうこともあります。（天保は無いと思いますが＾＾令和で入力する可能性はありますよね）
また、名前の姓と名の間には全角スペースで統一されていますが、これも半角スペースにする人もいたり、スペースを入れない人もいたりで、後から統一するのは結構面倒な作業です。
一番大変なのは住所で、○○町5丁目、５丁目、五丁目のように、数字を半角、全角、漢数字で入力がごちゃごちゃになることも、よくあります。
こういった表現のゆらぎ、ブレを修正する作業を、「名寄せ」といいます。最近は、AIがだいぶ名寄せ作業をしてくれますが、まだまだ完璧ではないので、一定の手間がかかります。
工場の５Sもそうですが、こういった地道な作業が重要です。
文書のアウトライン、階層化
Word等の文書の場合は、階層化をしておくことが望ましいです。
情報の５Sに役立つツール
「情報の整理は、地味に大変」という話をしましたが、慣れていないと、エクセルやワードでデータを整理するのは、本当に難しいです。
（その分、安価で導入しやすい、というメリットはあります。エクセルでも、マクロを使った簡易システムを組むと、かなりきちんとデータの整理ができます。）
データの整理に悩んでいる場合は、現在お使いのシステムがあれば、極力システムに合わせて仕事をしてみましょう。
現在、特にシステムを利用していない場合、現行のシステムに問題がある場合は、「ノーコードツール」を使うことをお勧めします。
ノーコードツールについては、私の方でもいくつか紹介した記事がありますので、どんなものかは下記の記事をご参照ください。
Googleフォームを使うのも、一つの手です。
まとめ
デジタル化をスムーズに行うためには、地道な情報の整理が必要です。
- エクセルデータの場合は、データベース形式に
- ワード等の文書は、内容の階層化
を行いましょう。
エクセルでの管理が難しい場合は、ノーコードツールを使うのがオススメです。
デジタル化の準備にお悩みがあれば、遠慮なくご相談くださいね。
