こんにちは、デスクワークラボの吉井良平です。
ちょっと前までは、小さな会社は自分でシステムを作った方が良い場合が多かったのですが、最近は手ごろなクラウド型のソフトも出ていますので、既にあるものを活用した方が良い場合も結構あります。
また、業務によっても自作した方が良い業務と、自作しない方が良い業務がありますので、私なりに自社でシステムを作った方が良い場合と、悪い場合について書いていきたいと思います。
なお、自分でシステム作りをするにせよ、しないにせよ、システム作りに関する基本的な知識は、知っておいて損はないということを書き添えておきますね。
システム導入の方法
システム導入の方法は、大きく分けると3つです。
- システム会社に、システム作成を依頼する
- パッケージソフトを購入して使う
- 自社で開発する
それぞれにメリット・デメリットがありますので、自分の会社・システム化したい業務に合った方法でシステム導入をしていきましょう。
システム会社に依頼する
世の中には、専門的にシステム開発をしている会社がたくさんあります。
（試しに「業務用システム開発 広島」のような感じで、地元の地名を加えて検索してみると、いくつかは必ず出てくると思います）
専門業者に依頼をすると、良いシステムができる可能性が高いです。
その分、それなりにコストがかかります。
例えると、オーダーメイドで洋服を作ると、自分にピッタリのものができますが、その分、お値段が高くなりますよね。
また、洋服のようにある程度、身長、手の長さ、肩幅、腹囲、足の長さ等々、これまでの人間のデータの積み重ねがあるものと違って、同じような業務でも会社によってやり方が違っていることが多く、これまでのシステム開発のパターンがそのまま使えることはあまりありません。
「こういうものを作って欲しい」という依頼をする場合も、自分のイメージを伝えて、システム会社に理解してもらうのも、結構難しいです。
最初からピッタリとしたものができる可能性はあまり高くなくて、後から機能を追加してもらうことも多く、見積よりもさらにコストがかかるというのも、よくある例です。
小さな会社がシステム会社に開発を依頼する場合は、いきなり直接依頼するとイメージの伝達ミス等で不必要なコストがかかってきますので、いったん地元の商工会議所とか、よろず支援機関等に一度相談して、そこからＩＴコーディネータや中小企業診断士等の専門家を紹介してもらってから始めることをお勧めします。
普段、馴染みのない業界の場合は、相場感が分からないので、直接システム会社に話をすると、言い値になってしまうこともあります。
専門家の方は、小規模企業向けの小回りの利く業者を知っているはずなので、最初の相談費用が多少かかったとしても、最終的にはその方がコスト面でも得になるはずです。
パッケージシステムを導入する
市販のパッケージシステムを購入して使ってみる場合は、システム会社にオーダーメイドで依頼するよりは、コストを安く抑えることができます。
購入した翌日から使い始めることができるので、導入期間も短くて済みます。
ただ、パッケージシステムは全ての会社に向けて作られているので、自分の会社用にカスタマイズ（機能追加）が全くできないか、もしくは出来たとしても、カスタマイズ費用が高額になる場合が多いです。
経理業務のように、会社によってあまり違いが無い業務は、パッケージシステムの導入に向いています。
実際、弥生会計、マネーフォワード、Freeeとか、定評のあるパッケージシステムがあり、使ってらっしゃる方も多いと思います。
また、業界標準として仕事のやり方が全国的に同じ場合も、パッケージシステムの導入に向いています。
不動産の賃貸の仲介、中古車販売、医療事務等々、日本全国で同じような仕事のやり方をしている業種は、ほぼ完成したパッケージシステムがあり、法改正等にもすぐに対応してくれます。ベストプラクティス（これまでの経験から最も良いやり方）を手っ取り早く導入できる可能性が高いです。
カスタマイズの必要性が無い完成したパッケージがある場合は、パッケージシステムの導入がかなり効果的です。
反面、仕事のやり方が他社と同じになってしまうため、自分の会社独自のノウハウを付け加えることは難しいです。ニッチな業界で適当なパッケージシステムが無い場合は、他のやり方でシステム導入をする方が良い場合が多いです。
自社でシステムを作る場合
それでは、自社で（自分で）システムを作る場合はどうでしょうか。
システムを自作するメリット
① 自社の業務に合ったものを作ることができる、カスタマイズが容易
自分でシステムを作る場合は、自社の業務に見合ったちょうど良いシステムを作ることができます。
パッケージシステムは、いろんな会社の最小公倍数または最大公約数の業務で設計されていることが多いので、自社の業務に必要な機能が無かったり、自社では必要ない機能がたくさんついていたりと、かゆいところに手が届いてない場合が結構あります。
その点、自社でシステムを作れば、自社に必要な機能だけを備えたシステムを作ることができますよね。
またシステム会社に開発を依頼した場合は、当初は予定していなかった機能を追加する際に、カスタマイズの追加費用がかかってきます。
自社で作ったシステムであれば、時代の変化によって業務の内容が変わった場合にも、柔軟に対応することができます。
② 外部コストがかからない、安い
自分でシステムを作る場合は、かかるのはシステム作成にかかる人件費のみです。（開発環境を整えるためにコストがかかる場合もありますが）
システム会社に開発費用を支払う必要もなく、パッケージシステムの購入・維持（サブスク型の場合）にもお金を払う必要もありません。
小さな会社は、システム開発にそこまでコストをかけることが出来ない場合も多いので、外部に支払うお金が少ないということは大きなメリットです。
③ 業務の理解、人材育成につながる
「システムを作る」ということは「業務の流れを定型化する」ということですので、自社の仕事の内容を深く理解することに繋がります。
自社の仕事に詳しくなり、システム的な考え方もできるようになりますので、人材が育つとほぼ断言しても良いです。
システムを自作するデメリット
① 時間がかかる
初めてシステムを自作する場合は、作り方が分からないので、時間がかかります。時間がかかるだけなら良いのですが、途中で挫折してしまって、結局システム会社に頼んだ方が早かった、という場合もあります。
また、小さな会社では、システムを作るのにまとまった時間を作るのも大変です。現場が忙しかったら、どうしても現場に出ないといけないので、システム作りにかける時間が無くなってしまいます。
② 品質を高くするのが難しい
自分でシステムを作る場合は、自分の思い通りに設計はできますが、実際に作るとなるとシステム作りの専門家ではないので、細かい部分で、やはり思い通りのものが出来ない可能性があります。
大枠で動く仕組みが出来ても、メンテナンスが大変なシステムになったりと、細かい部分でうまく行かず、結局使わないシステムになってしまった、ということも良くあります。
プログラミングの勉強をする必要もありますし、プログラムにはエラーやバグが付き物なので、根気よく不具合への対応をしていく必要があります。良いものを作ろうとすると、それなりに手がかかります。
ここまでの話をまとめると、下記のようになります。
ＤＩＹシステム工房では、自社システムの自作を支援します
システムを自分で作ることには、このようなメリットとデメリットがあります。
デメリットの主な部分は、「作り方が分からない」という部分が大きいので、このＤＩＹシステム工房では、システムの自作を支援するコンテンツを作っていこうと思います。
システム作りは難しいと思われがちですが（実際にそれなりに難しいのですが）、一回何等かのシステムを作れば、8割がたは同じパターンの繰り返しというところもありますので、慣れてしまえば、そこまで難しいものではない、というところもあります。
記事の更新頻度が課題ではありますが、できるだけ実際の実例を使いながら、作り方を紹介していきたいと思います。（月に2件は投稿したい）
次回は、実際にシステムを作る考え方について、書いていきますね。
