会社でデジタル化、DXを推進することになり、「どうやったら良いのか」とお悩みの方のために、私がコンサルティングをする際に使用しているツール（エクセルテンプレート）を提供することにしました。
2016年の創業以来、自分自身で作成したものもあり、お仕事でご一緒したコンサルタントの方が使われていたものを真似して作ったものもあります。
中小企業でDXを進めていくうえで必要なフォーマットはそれなりに揃っていますので、自社のDXを進めていくうえでご活用いただけますと幸いです。
なお、全てのフォーマットを使うことは実際には無く、必要に応じて使い分けを行っていますので、フォーマットの使い方を簡単に説明していきます。
※スパム対策のため、外部サイトに飛びます。
目次
テンプレートをまとめたシートです。
各テンプレートには、シートのリンクが貼ってあります。
このエクセルファイルを埋めていけば、ＤＸのプロジェクトが進行していく形にしています。
事前準備フェーズ
DXプロジェクトを開始する前の準備段階で使うテンプレートです。
プロジェクト体制表
プロジェクトの体制を記載する表です。
実際のデジタルツールを導入するフェーズで体制表を作ることも多いですが、このテンプレートでは一番最初に作る形にしています。
責任者、担当者がはっきりしていないプロジェクトは動いていかないので、分かっている範囲だけでも、最初にまとめておいた方が良いと思います。
なお、プロジェクトマネージャーを決める際に、「パソコン、デジタルに詳しいから」という理由で決めると、後で問題が発生します。（パソコンが詳しい若い者に・・・としてしまう場合もあります）
自社の業務に詳しい人、変化に柔軟な人、プロジェクトを推進できる人（各部署に顔が利いて調整できる）、真面目であきらめない人、ストレス耐性が高い人、等が求められる要件です。
実際、私が会社員時代に、受注システムの刷新プロジェクトリーダーを務めた際は、初期トラブルも多かったため、営業・物流から毎日のようにクレーム電話を受けて、かなり精神面がやられます。残業が多発した際に、労働組合からガチで詰められた時は、なかなかのプレッシャーでしたが、どこかでストレスを解放できる人じゃないと難しいです。
デジタルの知識は、弊社のようなコンサルタントや、商工会議所等の支援制度を使えば補完できますし、プロジェクトを進めていくうえで、少しずつ詳しくなっていくはずです。
また、DXは部署単位ではなく、全社視点で進めていくものです。（データが「繋がる」のが、DXで生産性が向上する源泉です）
なのでプロジェクトメンバーは、一つの部署に偏らないようにしてくださいね。
会社情報
これはコンサルタントが初めてその会社に訪問した際に、情報をまとめておくためのテンプレートです。
社内で進める場合は必要ない部分も多いですが、頭の整理には良いと思います。
また、途中からコンサルタントに加わってもらう場合にも、こうやって会社情報をまとめておくと、説明の手間が省けて、スムーズに支援が受けられるようになります。
DXとは、「デジタルによって仕事を変えて、生産性を向上させること」ですが、デジタル化はあくまで手段です。デジタル化によって「経営理念」「経営ビジョン」を達成するのが目的です。
プロジェクトを進めていくと、手段が目的化してしまうことも往々にありますが、そうならないように、経営理念やビジョン（5年後、10年後に達成したい姿）を、この段階であらためて確認しておきましょう。
判断に迷った時に、「経営理念」「経営ビジョン」が、判断の指針になります。
ビジネスモデルキャンヴァス
これは、コンサルタントがその業界に詳しくない場合に、その会社のビジネスを全体感として把握するためのテンプレートです。
私もあまり詳しくない業界の仕事をする場合は、ビジネスモデルキャンヴァスを使っています。（たまにですが）
会社の仕事の流れを一枚で把握できる、という意味では優れたものなので、一度作ってみるのも良いです。
DX推進プロジェクトの全体の流れ
今回、提供しているDX推進テンプレートは、上記の流れで進むように作成しています。
- 現状の把握
- 現状の問題点の抽出
- 問題の課題化
- 課題解決案の作成
- 課題解決策の決定
- 課題解決策の導入、実施
- 新体制の確認、検証
基本的には、「カイゼン」型のＤＸです。「現状の問題点を、デジタルツールによって改善して、生産性の向上を図る」という設計にしています。
「理想追求型」で進めるモデルもありますが、中小企業のＤＸ、デジタル化は、まずはカイゼン型で進める方が良いと、私は考えています。
中小企業は経営資源が限られており、今まさに人手不足で人的資源の確保が難しくなってきている状況です。
理想追求型だと、ついつい新しい分野にチャレンジしがちにるため、経営資源が限られた中小企業からすると、「選択と集中」の原則から外れてしまう可能性があります。
「限られた資源で仕事を今より良い形で回す、そうこうしているうちに仕事のレベルが上がって、仕事の内容も変わってきて、結果的にＤＸが成功していた」というのが、中小企業のＤＸの理想の進め方だと思っています。
DXの事例紹介セミナーでも、「DXをやろうとは思っていなかった、現場の課題を解決していくうちに、業績も向上して、結果的にDX事例として取り上げられるようになった」という発表が良くあります。広島県DX推進コミュニティの動画ですと、こちらの動画などがその事例です。
ここからは、それぞれのフェーズにおける、テンプレートを一つ一つ紹介していきます。
現状把握フェーズ
DXによって変える業務を絞り込む際は、まず現行の業務を「見える化」（可視化）します。
「まずは己自身を知れ」です。
思い付きで取組テーマを決めると、本来やるべきことじゃないことに取り組んでしまうこともあります。
自社の仕事をあらかじめまとめて、全体を俯瞰してから始めた方が、適切なテーマにたどり着くことができます。
マンダラート
業務を可視化する方法はいくつかありますが、弊社では「マンダラート」をお勧めしています。
A4 1枚で業務の全体像を把握することができ、粒度（業務の細分化のレベル）も、大分類、中分類ぐらいで把握するぐらいでちょうど良いです。
いくつか実際に作成したサンプルシートもありますので、ご参考にしながら、業務一覧を作成していただければと思います。
ご参考までに、過去にマンダラートについて書いた記事も貼っておきます。
社内システム一覧表
DXにおいては、社内に別々に存在するデータを、シームレスに（分断されていない、継ぎ目なく））運用することが大事になってきます。データが「繋がる」ことによって、新たな価値を生むのです。
現状、どのようなデータがどこにあるのか、運用上の課題があるのかをまとめておくこともお勧めしています。
社内書類一覧表
DXは、業務をデジタル化することによって成果を出すものです。よって、紙で処理されている業務が何かを、まず洗い出しておくこともお勧めです。
紙は紙で便利なところもありますので、最終的に紙を無くすかどうかは別として、現状、紙で処理されている業務があれば、事前にまとめておくことをお勧めします。
「紙で処理されている仕事を、ノーコードツールで一元管理する」というのが、一番手っ取り早いデジタル化です。
業務フロー
先述のとおり、業務の一覧はマンダラートで洗い出すことをお勧めしていますが、やはり仕事の流れを把握するためには、業務フローは便利です。
マンダラートでは把握できない部分については、業務フローを作ることで、仕事の流れを見える化していきます。
（業務フローは、業務の詳細を把握するには便利ですが、逆に細かくなりすぎるのと、作成に時間がかかることから、業務を俯瞰する際にはマンダラートをお勧めしています）
最近は業務フローを作りやすくするアプリもありますので、アプリを使うのも良いでしょう。
ご参考までに、過去に業務フローの作り方について書いた記事を貼っておきます。
業務棚卸表
先述のように、業務一覧を作るのはマンダラートをお勧めしていますが、まずは部署単位でデジタル化を始める場合は、細かい業務一覧から始めた方が話が早いです。マンダラートからもう一段階業務レベルをくだいた、業務を棚卸する際に使う表です。
後述しますが、「その業務ができる人を増やす（その人しか出来ない仕事を無くす）」ことが、課題の解決法であることも多いです。
業務の棚卸ができていれば、力量管理（スキルマップ）を作成するのも容易なので、この段階で作っておくのも悪くありません。
時間計測表
業務を棚卸するだけでなく、いつその仕事をしているのか、どのぐらいの時間をかけているか、を確認するための表です。
月の仕事の流れがある場合や、日々の繰り返し作業が多い場合等にご活用ください。
問題点の洗い出し、課題の抽出フェーズ
業務の可視化が終わったら、次は問題点の洗い出しフェーズに移ります。
ここがＤＸで「どの業務をデジタル化するのか」を特定させる肝になるフェーズです。
問題を洗い出したら、そこから原因を掘り下げて、課題を抽出していきます。
このフェーズは、「社内の人だと、問題を問題として認識していない（当たり前だと思っている）」「声が大きい人に遠慮して問題点を表に出せない」「問題の原因を確認せず、すぐに解決策を考えようとする」等々、社内だけで進めるとうまくいかない場合があります。
そのような場合は、外部の専門家（コンサル）にお声がけください。
問題の課題化
問題点の洗い出し
私がこのフェーズを進める場合は、まずは洗い出しした業務の一覧（マンダラート）を見ながら、問題点を洗い出してもらいます。
具体的には、プロジェクトメンバーが集まって、10分間時間をとって、その間にポストイットに思いついた問題を、各自どんどん書いてもらいます。
問題とは、「仕事の流れが悪い、具体的な事柄」です。
「ミスが多い」「手戻りがある」等、具体的に業務に支障が出ている問題や、「問い合わせが多い」という中断が発生している問題、「わざわざ、いちいち、何のためにやっているのか分からない」等の仕事に納得感が無い場合、「面倒、ストレス」といった業務負荷の問題、「整理ができていなくてぐちゃぐちゃになっている」「成果と比べて時間をかけすぎている」等々、いろんな問題があります。
問題は、どうしてもネガティブな表現を伴いますが、問題のない会社は存在しないので、遠慮なく問題が出せる雰囲気を作りましょう。
自分で問題提起をすると、プロジェクトへの参加も主体的になりますので、その意味でも全員参加してもらいます。
あまりに多く問題が出すぎると収拾がつかなくなる、という不安もあるかもしれませんが、まずは発散させてから、後から収束させる、という過程をたどりますので、小さなことでも良いので問題を出してもらいましょう。問題は多ければ多い方が良いです。
問題点の洗い出しが終わったら、先ほどのフォーマットの「問題点・兆候」欄に記入していってください。（左側の業務No.には、マンダラートで割り振ってある番号を記入します）
原因の深掘り
問題点から原因を深掘りしていきます。
トヨタ生産方式で、「なぜを５回繰り返す」というのを聞いたことがあるかもしれませんが、「なぜそのような問題が発生しているのか？」を深掘りして考えていきます。
この辺りは経験が必要なので、最初のうちはフレームワークを利用するのも手です。「原因の深掘り」シートをご活用ください。
使い方は、インターネットで「魚の骨図」で検索してみてください。
問題の原因を「人」「機械」「材料」「方法」に分けて深掘りしていくフレームワークです。(Man/Machine/Material/Methodの頭文字をとって、4M分析とも言います)
原因を分析したら、最初の「問題の課題化」シートの「原因分析」に記入していきます。
原因から課題化
原因が分かったら、そこから課題を抽出していきます。
例えば、あるお店で「まだ在庫があるのに発注してしまうことがある」という問題があった場合は、下記のようになります。
- 問題：まだ在庫があるのに発注してしまうことがある
- 原因分析：①在庫の見落とし、連絡不足がある。②コンピュータ上の在庫数が信用できない。
- 課題：①ストック場所が定置化できていない、共通理解が無い。②レジシステムの在庫運用が難しい。
このお店では、在庫数の定置定量化ができていないのはある程度仕方がない（ストックヤードが限られていて、いろんな場所に工夫して置いている）ため、レジシステムへの入庫入力に課題があることが導き出されました。
お店ではよくあることですが、セット商品をバラにして販売することがあり、そこできちんと在庫管理ができていませんでした。
もし原因を考えていないと、「まだ在庫があるのに発注してしまうことがある」→「在庫があるかどうか、きちんと確認して発注しよう」という、課題に向き合っていない、対処療法的な解決方法にたどり着いてしまいます。原因と課題をきちんと考えることが大事です。
問題はたくさん出てきても、原因をたどれば、根っこになる課題は、ある程度集約されてきます。
課題の抽出が、カイゼン型のＤＸの肝になる部分ですので、時間をかけてやりましょう。
ヒアリング・アンケート
問題点の洗い出しは、先述のようにプロジェクトメンバーが集まって、ポストイットに書いてもらう方式を勧めていますが、時間や場所の問題で、アンケートで収集する場合もあります。
その際に内容をまとめるためのシートです。（Googleフォームや、マイクロソフトフォームを活用すると、こういったまとめの時間を省くことができます）
アンケートでは、充分な量が集まらない場合も多いことはご了承下さい。
みんなの前では話しづらい、というような環境の場合は、個人ごとに面談して聞き出すこともあります。
問題は多ければ多い方が良いので、工夫して問題を集めてくださいね。
課題解決策の立案フェーズ
課題の抽出が終わったら、次は課題解決策の立案フェーズに移ります。
課題に対する解決策と優先順位付け
前の工程で抽出した課題を、一番左に転記していって、それぞれに具体的な解決策を考えていきます。
解決策には、人間系（運用ルールを定める、作業を標準化する、手順書を作る等）と、IT系（システム化、デジタル化で解決）に分けられます。
初めてＤＸに取り組む際は、半分以上は人間系の課題になります。デジタル化をしていくためには、そもそもの業務が標準化されている必要がありますので、最初は人間系の課題が多くなっても全く問題ありません。ルールが無いところに、デジタル化はできません。ルールをシステム化する、ルールという土台があってデジタル化ができます。
ルールが全くない場合や、会社独自のルールが必要ない場合は、先にシステムを入れてしまうという手もあります。業務をシステムに合わせる、システム自体をルールにしてしまうという考え方です。労務管理、経理等のバックオフィス業務は、法律に従って行う業務で、会社独自のルールがあまり必要ない部分ですので、まずシステムを入れた方が良い場合が多いです。
解決策を考えたら、それぞれの効果予測と難易度を評価していき、「簡単かつ効果が大きい解決策」から実施をしていきます。
そのため、このフォーマットは、効果ｘ難易度のマトリックス方式で、優先度を計算できるようにしています。
- 効果（5点：大きい）x 難易度（2点：やや難しい）= 10点
- 効果（3点：中ぐらい） x 難易度（5点：簡単）= 15点
という評価であれば、効果は中ぐらいでも、難易度が低い方を早く進めた方が、結果が早く出る、という計算です。
やはり早く成果を出した方が、実際の効果もありますし、メンバーの士気も上がります。
マトリクスに関しては、下記の記事もご参考ください。
難易度の判定に関しては、デジタル・ＩＴ系の知識・経験がある程度必要です。「簡単なようで難しい、難しいようで簡単」ということが良くあります。
（私も、お客さんと話をしていて、「簡単そうに依頼をしてくるけど、それは難しいですよ・・・」「えらく丁寧に依頼をしてくるけど、それは一つ条件を追加するだけなので簡単ですよ」と思うことが良くあります）
この過程も、できれば専門家（コンサル）に入ってもらった方が良いです。（自社のみでやって、失敗を経験の糧にする、という判断もありますが）
なお、解決策の立案に関しては、生成ＡＩを活用するの手です。ただ、ＡＩはこちらのレベルを考慮した回答をしてくれるわけではないので、あくまで参考意見に留めておいてください。
ダウンロードできるファイルには、課題解決策立案のサンプルもありますので、ご参考にしてください。
スキルマップ
人間系の課題では、「その業務ができる人を増やす（＝誰かしかできない業務を無くす）」ということが、一番の解決策であることが、結構あります。
他の人ができるようにする過程で、仕事の手順も明らかになり、標準化もできます。
ＤＸとは直接関係ありませんが、こちらもテンプレート集に入れていますので、ご活用ください。
課題解決方法の比較フェーズ
課題解決策の立案が終わったら、そのうちの優先度が高いものから、具体的な解決方法を考えていきます。
例えば、課題が「情報の共有ができていない」で、解決策が「業務日報を作成し、情報共有ができるようにする」であれば、
- エクセルで日報を作成し、クラウドで共有する
- Googleフォームやマイクロソフトフォームで日報を作成する
- ノーコードツールで日報を作成する
- 日報アプリを導入する
等の選択肢があります。
それぞれの解決策にメリット、デメリットがありますので、どの解決方法が一番課題を解決できそうか、現実的か、を勘案して、実際に導入する課題解決方法を決めていきます。
この工程も、AIに聞いたらそれなりの返事が返ってきますので、参考までにAIに聞いてみてください。
ＤＸだから、と無理に高度なデジタル化をしなくても大丈夫です。一歩一歩進めて、歩みを止めないことが大事ですので、現実的に実施可能な解決策を選ぶようにしましょう。
大がかりなシステム導入につながる場合は、いくつかのツールを問い合わせして、デモを比較する、競合プレゼンしてもらう、ということも行った方が良いでしょう。
相見積を取る場合は、明確な要求事項を整理しておく必要があります。要求事項の整理は、「RFP（提案依頼書）の作り方」で検索してみてください。
このフェーズも、実際に導入した事例をもとにメリットデメリットを提示できるため、コンサルタントが関わった方が良いと思います。
課題解決策の実施フェーズ
実際に導入する解決策が決まったら、実施のフェーズに移ります。
ここからは、進捗管理をしながら、着実に実施をしていきましょう。
課題解決策実施一覧表
今回のプロジェクトで実施する改善策の一覧表です。
KPIとは
KPIというのは、Key Performance Indicatorの略で、業績を評価する指標のことです。
その課題解決策を実施することで、どのような成果を得ようとしているかを、はっきりさせておきましょう。（指標が無いと後で成功したかどうかが分かりません）
- 問い合わせ件数の減少（現状一日○件 → △件）
- 納期（リードタイム）短縮（現状○日 → △日）
等、具体的な数値で表します。
具体的数値で出せない場合は、定性的な表現でも大丈夫です。
POCとは
POCというのは、Proof of Conceptの略で、その考え方が正しいかどうか、検証することです。
実際に課題解決策を実行する前に、「本当にこれで成果が出るのか？」を、試しに行ってみます。
課題解決策の実施には、それなりの時間とお金がかかりますので、ムダにならないよう、最初にPOCをしてから、実施に取り掛かりましょう。
もし十分な効果が出ないことが判明したら、前のフェーズに一旦戻ります。
費用対効果確認表
今回のプロジェクトで要する費用と、効果予測をまとめておくシートです。
必要に応じてお使いください。
バランスト・スコアカード
今回のプロジェクトが、全社的にどういった意味があるのかを記載するテンプレートです。
あまり馴染みが無いものではありますが、多角的な視点で見ることができるので、テンプレートとして入れています。
ゴールの具体化
それぞれの課題解決策に関して、情報を一つにまとめたシートです。
DXを行う上で、業務がどのように変わるかを、AS-IS（ビフォア）とTO-BE（アフター）の観点で、具体的に記載しておきます。
※AS-IS、TO-BEの欄は、業務フローを書きます。
プロジェクトの進捗確認や、最終的な成否を確認するためにも、目に見える形にしておきましょう。
ロードマップ
細かい日程を入れる前に、おおまかにスケジュールと成果をイメージしておいた方が良いです。
DXの実行においては、いきなりは最終ゴールにたどり着きません。
STEP1でマスタ整備をいつまでに、STEP2でモデル職場で実施、STEP3で全社で実施、というような、途中でチェックポイントになる項目を作っておくと、今後の進捗管理に役立ちます。
日程表
プロジェクト管理のための日程表です。
計画通りプロジェクトが進捗するよう、日程表は必須で作っておきましょう。
実施・進捗管理フェーズ
プロジェクトの進捗は、定期的に確認する必要があります。
この辺りは、会社によっていろんな進め方があると思いますが、（定例会議で報告、プロジェクト会議で報告等）、やりっぱなしではダメで、PDCAのDo、Check、Actionをしっかりしていく必要がありますので、テンプレートを置いています。
プロジェクトの進捗確認は、社内だけだとなぁなぁになってしまうこともありますので、そういった危険性があれば、外部のコンサルを活用するのも手です。
まとめ
以上が、ＤＸを進めるうえで必要なテンプレート集です。
コンサルタントによって、重視する項目は違うところもありますが、中小企業のＤＸを推進するうえでは、大体は網羅していると思います。
ＤＸは自社のニーズから進める必要があります。
現場を熟知した人であれば、思い付きで始めてもそう大きくは外さないと思いますが、論理的な裏付けがあった方が、迷いも減り、自信もできます。
このテンプレートが、皆様のお役に立てれば幸いです。