こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。
今回は、シートを操作する基本的な方法をマスターしましょう。
エクセルは、一つのファイル（ブック）の中に、いくつものシートを作ることができます。
関連する情報は、一つのファイルにまとめておいた方が、あっちこっち見なくてよくなるので、効率がよくなります。
シートの使い方をマスターして、効率的なエクセルファイルを作っていきましょう！
（この記事は、エクセル動画教室の第15回目です。記事の一覧は「無料オンライン動画教室もくじ」から確認できます。）
今回の動画
今回の教材
教材のエクセルファイルをダウンロードして、動画で紹介したワークをしてみてください。
ワークが無事できたら、次のレッスンに進みましょう。
↓ 次のレッスン ↓
文字の書き起こし
今回は、エクセル中級編の第1回目「ワークシートの操作方法」です。
関連するデータを、効率よく管理しましょう。
今回のレッスンの目的
今回のレッスンの目的は、ワークシートを
- 追加
- 削除
- 移動
- コピー
- 名前の変更
- 色付け
ができるようになることです。
ワークシートの操作ができるようになると良いこと
ワークシートの操作ができるようになると、関連する資料を、一つのファイルにまとめることができるようになります。
エクセルを一つ一つ別々のファイルを持っておくんじゃなくて、一つのファイルの中にいろんなシートをまとめておくことができるようになります。
また、おいおいやっていきますが、エクセルでは違うシートのデータと連携させることができます。
違うファイルでも連携できるのですが、同じファイルの中のシート同士の方が、連携させやすいです。
いろんなファイルを見ながら仕事をしていくと効率が悪いので、「この仕事は、このファイルだけ見ればよい」というように、一つのファイルで管理するようにしましょう。
とはいえ、シートの数があまり多くなりすぎると、逆に効率が落ちてきます。
大体、一つのファイルで持つシートの数は、5～8ぐらいが目安です。それ以上の数になってきたら、ファイルを分けた方が良いです。
心理学で、マジックナンバー７という言葉がありますが、７を超えると人間の処理能力が極端に落ちてくるという例もあります。
シートの数は、あまり多すぎても少なすぎても、効率が落ちるということを覚えておいてください。
ワークシートの操作方法
シートの追加
シートの追加は、シート見出しの隣の + ボタンを押します。
下側にシート見出しがありますが、その一番右側に+ボタンがあるので、それをクリックしてください。
シートの削除
シートの削除は、シート見出しの上で右クリックします。
右クリックすると、メニューに「削除」が出てくるので、「削除」をクリックします。
シートの削除ですが、いったんシートを削除してしまうと、元に戻せません。
なので、必要なシートを削除してしまった場合は、ファイルを「保存しない」にして閉じて、もう一度ファイルを開きなおす必要があります。
不安でしたら、こまめにセーブをするとか、バックアップを取っていくとか、そういったことをやっておきましょう。
シートの移動
エクセルは、基本的に左から順番にシートを並べていきます。（右から並べる、という方も、中にはいますが）
シート見出しをクリックしたままドラッグすると、シートの並び順を変更することができます。
シート見出しを右クリックして、「移動またはコピー」を選んで移動させることもできます。末尾に移動させる場合は、この方が早いです。
シートのコピー
Ctrlキーを押しながら、シート見出しをドラッグすると、シートをコピーすることができます。
Ctrlキーを押しながらシート見出しをクリックすると、+マークのついたアイコンが出ます。その状態で、ドラッグしてください。
シート見出しを右クリックして、「移動またはコピー」からコピーすることもできます。「コピーを作成する」にチェックを入れてから、OKボタンを押してください。
名前の変更
シート見出しをダブルクリックすると、シートの名前を変更することができます。
分かりやすい名前をつけましょう。
シートの名前には、一部使えない言葉があります。使えない言葉の場合はエラーが出るので、その場合は何か別の言葉を付け加えれば大丈夫です。
また、右クリックして名前を変更することもできます。
見出しの色の変更
シート見出しを右クリックして、シートの色を変更することができます。
仕事の種類によって色分けをしたり、一番重要なシートに色を付けて「このシートに戻る」とかが分かりやすくできます。
これも効果的に使ってみてください。
今回のワークの紹介
今回のワークは、実際にシートを追加したり、削除したりしてみてください。
最後になりましたが、「ワークシート」と「シート」は同じことです。ワークシートを縮めて表現したのがシートなので、そういう風に理解してください。
今回は以上です。
